En muchos sitios podemos encontrar diferentes técnicas para gestionar el tiempo: por prioridades, GTD, etc… pero ¿porqué en muchos casos no nos funcionan? sinceramente, porque no somos objetivos con nosotros mismos ni con nuestra propia personalidad.
¿Qué significa ser búho o alondra?… es la representación de nuestro nivel de actividad mental, sobre todo porque no a todas las horas solemos estar igual de despejados y más cuando hay tareas que nos requieren más nivel de atención que otras.
Si somos personas que estamos más concentradas a primera hora de la mañana y que poco a poco nuestro nivel de concentración o actividad baja … somos alondras.
Si por el contrario, somos de las personas que las primeras horas de la mañana son más duras para tareas que requieran concentración y que por lo menos hasta mitad de la mañana no comenzamos a despejarnos pudiendo mantener nuestro nivel de concentración hasta finalizar el día … somos búhos.
¿Por qué conocer estas características son relevantes? porque en gestión del tiempo aprendemos técnicas de cómo identificar las tareas que son más relevantes en cada uno de nuestros puestos de trabajo, y a partir de ahí diferenciar la famosa coyuntura: importante vs urgente, pero nos quedamos ahí.
Cuando nos preocupamos por aprender técnicas de gestión del tiempo, no consideramos el aspecto de la personalidad ni de nuestro carácter, y nos molestamos en adquirir libros, técnicas e incluso aparatos electrónicos que faciliten nuestra gestión del tiempo sin considerar nuestro carácter, nuestro entorno, nuestras habilidades…. sin darnos cuenta que sin tener en cuenta todo lo que nos rodea y sin considerar nuestro entorno estamos comprando las fichas que nos harán con probabilidad fracasar en el intento de gestión de nuestro tiempo volviendo sin remedio a la rutina de salvar el día a día como se pueda.
No sólo he de identificar qué es lo más importante de nuestras responsabilidades laborales (e incluso personales), sino por supuesto asignarle la urgencia que hará más fácil la priorización de las mismas; además he de tener en cuenta, que a la hora de programar esas tareas ya priorizadas en mi día a día, he de tener en presente mi capacidad de concentración y mi bioritmo para poder ubicar las tareas importantes en los momentos en que mi mente se encuentre más despejada para poder dedicarle la atención necesaria y eso salvo excepción (todos tenemos días en los que estamos más obtusos) lo podemos prever conociendo mi flujo de actividad mental.
A la hora de elegir la herramienta más adecuada para ayudar a gestionar mi memoria (no todo lo aguanta una lista o una ristra de post-it) he de considerar aquella herramienta que me facilite la gestión, por mi personalidad y entorno laboral, eligiendo una agenda de papel, una PDA (o sistema similar), el Outlook, etc… en función de lo que me sea más cómodo, asequible y operativo (pensando siempre en cual será el sistema que me sea más fácil de mantener actualizado)
Para terminar de encajar todas estas piezas del puzzle, he de conocer también los flujos de trabajo de mi actividad diaria (para evitar los famosos cronófagos o ladrones del tiempo) así como ser consciente de que todo proceso de adquisición de una habilidad conlleva un esfuerzo y requiere una perseverancia para que se convierta en un hábito.
Como dijo Elbert Hubbard: “Cultiva solo aquellos hábitos que quisieras que dominaran tu vida”.
